Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Buurthuis de Kolk hecht waarde aan de privacy van haar medewerkers, vrijwilligers en gebruikers. Om hiermee om te gaan hebben we, waar nodig, de noodzakelijke maatregelen genomen om te voldoen aan deze wetgeving.

Onderstaand de privacyverklaring van Buurthuis de Kolk die aangeeft hoe wij omgaan met persoonsgegevens op basis van deze wet en welke rechten en plichten uit de wet voortvloeien voor betrokkenen.
Buurthuis de Kolk wil door middel van deze privacyverklaring voldoen aan de eisen, zoals gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

---

Privacyverklaring

Stichting Bewonersinitiatief Rosmolenwijk (SBR) waarvan Buurthuis de Kolk een onderdeel van is, wil jou duidelijk en transparant informeren dat wij verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacyverklaring. Buurthuis de Kolk wordt geëxploiteerd door Stichting Bewonersinitiatief Rosmolenwijk en wordt verder genoemd als “SBR de Kolk”.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen, zoals een naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleidt kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld jouw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook jouw voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

SBR de Kolk verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Aanmelden als vrijwilliger en het aangaan van een overeenkomst.
• Een opdracht aangaan als docent of cursusleider.
• Cursisten die willen inschrijven en deelnemen aan een cursus.
• Informeren, contact leggen en ondersteunen van vrijwilligers, docenten en activiteitenbegeleiders. 
• Om je te kunnen bellen of mailen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren, of te informeren over wijzigingen van onze diensten en/of activiteiten.
• Het verzenden van onze nieuwsbrief en/of activiteitenfolder via e-mail of sociale media.
• Het inschrijven en deelnemen aan door de SBR de Kolk georganiseerde activiteiten.
• Informatie over huren van zalen, contact leggen en opstellen van een huurovereenkomst.
• Het afhandelen van betalingen.
• Contact met verhuurder, leveranciers, gemeente Zaanstad, sponsors ect.
• Het maken van beeldmateriaal ten behoeve van illustratie en, promotie en beeldarchief.
• Informeren van wijkbewoners over wijkgerichte bijeenkomsten (op eigen verzoek). 
• Als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals bv. het verstrekken van gegevens aan belastingdienst, politie of eventuele toezichthouder.

Grondslag:

• Opstellen en uitvoeren van een overeenkomst of voor uitvoering van één van onze diensten of activiteiten waaraan je deelneemt.
• Toestemming die je (indien van toepassing) hebt gegeven.
• Gerechtvaardigd belang.
• Dit is nodig om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens die wij verwerken

SBR de Kolk verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam	Adres	Postcode
Woonplaats	Telefoonnummer	E-mailadres
Bankrekeningnummer	Geboortedatum	Beeldmateriaal

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

SBR de Kolk neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via avg@buurthuisdekolk.nl

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via avg@buurthuisdekolk.nl, dan verwijderen wij deze informatie. Voor activiteiten die georganiseerd worden voor kinderen jonger dan zestien jaar vragen wij altijd een ouder de aanmelding te bevestigen en om ouderlijke toestemming van inschrijving. 

Beeldmateriaal

Foto’s en video’s zijn ook persoonsgegevens. Als op een foto of video iemand herkenbaar in beeld is of zal komen moet en zal SBR de Kolk toestemming vragen om deze te mogen publiceren op bijvoorbeeld de website, sociale media, in de pers of anderszins. Daartoe zal SBR de Kolk:

• een toestemmingsbepaling opnemen in aanmeldingsformulieren waarin deelnemers zich akkoord verklaren met het maken en gebruiken van beeldmateriaal,
• bij bijeenkomsten en evenementen zonder inschrijving bij de ingang duidelijk maken dat er gefotografeerd of gefilmd kan worden,
• eventuele sprekers laten beginnen met de mededeling dat er beeldopnamen gemaakt kunnen worden met als doel publicatie op of in diverse media,
• rekening houden met eventuele bezwaren en zorg dragen voor niet-publiceren.

Voor het fotograferen van personen jonger dan 16 jaar is expliciete toestemming nodig van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. SBR de Kolk streeft ernaar deze toestemming al bij aanmelding voor een activiteit of evenement vast te leggen. Als dat om welke reden dan ook niet is gebeurd, moet en zal SBR de Kolk alsnog toestemming vragen aan een ouder of verzorger en alleen na verkregen toestemming het maken en eventueel publiceren van beeldopnames toestaan.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

SBR de Kolk bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• De persoonsgegevens van vrijwilligers, docenten en activiteitenbegeleiders worden zolang bewaard als er werkzaamheden worden verricht tot maximaal 1 jaar na het beëindigen van deze werkzaamheden.
• De persoonsgegevens van cursisten en huurders worden 1 jaar bewaard na beëindiging cursus of zaalhuur.
• Voor het bewaren van facturen van/aan leveranciers, huurders en andere belanghebbenden bv. verhuurder, overheid etc. geldt om administratieve redenen een periode van maximaal 7 jaar.
• Van deelnemers aan activiteiten, en inschrijvingen op de nieuwsbrief en activiteitenfolder worden persoonsgegevens zolang bewaard totdat de desbetreffende personen aangeven om de persoonsgegevens te verwijderen.
• Beeldmateriaal wordt net zolang bewaard totdat desbetreffende personen aangeven om te verwijderen.

Delen van persoonsgegevens met derden

SBR de Kolk verstrekt uitsluitend aan derden met uitdrukkelijke toestemming van jou of alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

SBR de Kolk gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Op de website, Instagram of facebookpagina staan verwijzingen (hyperlinks) naar andere websites van derden. SBR de Kolk is niet verantwoordelijk waarop deze sites met persoonsgegevens omgaan. De privacyverklaring van deze sites is van toepassing.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door SBR de Kolk en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen. 

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar avg@buurthuisdekolk.nl. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren wij de betrokkene over de uitvoering van het verzoek.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

SBR de Kolk wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen.

De meest actuele versie vind je op onze website.